個人情報保護法の本格施行へ向けたDM内製化支援策（１）
◆法律への対応で、各社が模索する宛名プリント内製化
平成17年４月１日から、個人情報保護法が本格施行されます。これにより一般企業においても個人情報保護法の遵守が義務づけられ、違反すると罰則が科せられることになりました。
様々な企業でいま個人情報の保護に向けた施策がとられていますが、個人情報の漏洩を防ぐ第一歩は基本的に個人情報を社外に持ち出さないこと、もしくは持ち出す機会を極力減らすことです。
当社では、ダイレクトメール等の宛名プリント業務特化したソフトウエア、ソリューションを開発提供してきました。様々な企業が個人情報保護への具体的施策を模索する中で、宛名プリントに関する問い合わせが増えています。宛名プリントを企業内で行い、個人情報を社外に持ち出さないようにというのが主旨です。
そうした問い合わせ内容のポイントをご紹介すると
- 広告郵便割引を適用するための区分業務を省力化できるか？
- 社内スタッフのスキルでも運用が可能か？
- 導入から運用までスピーディに移行できるか？
- 導入コストは？
- 件数的にどのくらいの処理が可能か？
等があげられます。
実をいうとＤＭや案内状等の宛名プリントの内製化は、いくつかのハードルがあります。
- 印刷との連携（印刷上がり日と宛名プリント時間の問題）
- 封入作業（内容物の折り込み、封入物のセッティング等）
- 広告郵便割引の適用を受けるための事前区分作業
などです。
これらのハードルを解決していくには、印刷業務・作業工程の割り振り・郵便関連ルールを熟知したエキスパートの存在なくしてはできません。個人情報を守るため、しいては自社を守るための内製化ですが、結構ハードルが高くしり込みする企業も少なくありません。
でもハードルを超える解決方法はあります。次回はその具体的な方法をご紹介します。
個人情報保護の本格施行に向けたＤＭ内製化支援策(２)
◆宛名プリント内製化のワークフロー
宛名プリントの内製化に取り組みは、作業工程と課題の把握から始まります。宛名プリントに関わる作業工程は大まかに下の図のようになります。
上の図は、あて名ラベルをプリントする場合の一般的な作業工程の概要です。ラベルをプリントした後、広告郵便の区分けルールに従って手作業で仕分け作業、仕分一覧表の作成作業、紙札の作成等労働コストが総コストの大部分を占めます。
スキル面では、宛名ＤＢとラベルプリントに関連した操作が必要です。
当社宛名ソフト「ゆうコード７」を使用した場合のあて名ラベルプリント作業工程の概要です。ラベルプリント時に広告郵便ルールでデータ処理し、紙札や区分け一覧表も自動作成して同時プリントします。そのため仕分け作業、仕分一覧表の作成作業、紙札の作成等の手作業が軽減でき、労働コストの削減が図れます。
スキル面では、「ゆうコード７」の操作とラベルプリントに関連した操作が必要です。